籌劃一場國際交流活動，事前的準備工作需要耗費許多心力。從講師邀請、流程確認、機票住宿、場地安排、設備規劃、活動宣傳、網紅邀請等，每個環節都得再三確認，才能確保活動順利進行。
聘請口譯員也是其中一個環節，在你與口譯員確認時間與工作前後，你可以做什麼來讓活動更加順利呢？身為擁有七年接案經歷的翻譯從業人員，讓我來和你分享我們在接到工作的前中後都在做些什麼吧！今天先從活動前的準備開始分享。
口譯員事前需要哪些資料？
口譯員和活動中的其他工作人員一樣，需要事先了解活動內容與方向，才能讓活動順暢地進行下去。作為活動負責人或聯絡窗口，如果你能收集並整理好與這場活動相關的資訊，可以讓口譯員更了解活動的背景與內涵，在輔助跨語言溝通的過程中，口譯員就更能幫助你「以目標為導向」，順利推進對話。
口譯老師們需要的資料包含但不限於：
- 活動名稱、時間、地點（在寄第一封信給口譯員時就請提供這些資訊）
- 活動目的、交流要點
- 講師或與會者姓名（全名）、相關簡介（若主辦單位已有收集相關資料，請不吝轉貼給我們）
- 活動時程表（有細流更佳）
- 講師投影片（若有）
- 主持人提問大綱（若有）
- 其他相關資料（若有）
有了上述的資料以後，口譯員便更能掌握發言時機與要點，讓這場你精心策劃的交流活動更有意義，也讓與會的內部人員或聽眾更有收穫！
不過，我們也理解有時候窗口已經非常努力聯絡，但講師遲遲未提供資料給主辦單位，這時主辦單位可能連公告活動細節都有困難，更不用說提供資料給口譯老師們了。遇到這樣的狀況，也許你可以用以下我所分享的角度來和講師或外賓溝通。
口譯員是你的傳聲筒與合作夥伴
曾聽過一些講者不願意事前提供資料，因為覺得內容很簡單，不需要事先提供。研究所時甚至聽過教授分享，早期有的講者或主辦單位甚至表示他們想要「考考口譯員的能力」，所以不提供資料。
不過與其把口譯員當成「對手」，不如把口譯員視為「合作夥伴」，讓口譯員可以在主辦單位及講師的幫助之下，為活動提供更有效率的雙語溝通。
這時你不妨告訴講者：
「你的經歷很豐富，但有很多你合作過的機構或作品關注的議題，在台灣的觀眾比較少接觸，如果可以提供基本的投影片、演講資料，可以讓口譯員是先幫這些議題想好合適的中文譯名，這樣一來，台灣的觀眾就能深入地認識你的作品（或計劃）。」
舉個例子就會很清楚了。
曾經有歐洲的博物館人員來台灣進行館際交流，與我們的公立場館討論合作，而我是這場交流會的口譯員。講者談到館內收藏的少數族群文物，以及該場館的下轄組織，但台灣專業的博物館人員皆未曾聽說過這兩個專有名詞。對於特定的少數民族，因為不是以英語發音，也並非本次交流的重點，所以我先以大方向帶過，讓與會的館員可以了解對方場館大致的策展方向；而針對組織名稱，因為我有事先研究，所以很仔細地翻譯出來，讓台灣的館員們可以了解組織架構。事後台灣方的館員特地私下跑來感謝我，說他從來沒聽過那個下轄場館，謝謝我翻譯出來，讓他可以做更多的研究。
其實這場的歐洲講者事前並未提供任何資料，所有資料都是靠我自己整理與收集，所以不見得能將每個細小的名詞都準確譯出。但是後來我發現，演講當下使用的投影片上面，都有稍微帶過這些內容，如果講者事前能先把資料提供給主辦單位，再讓主辦單位交給口譯員，那麼我們就能將講者想傳達的更多細節帶給台灣方的主辦單位或者聽眾了。
這就是提供資料的重要，相信每個辦活動的專業人員都能理解，畢竟活動中的所有細節都環環相扣，影響活動成敗以及細緻度。希望大家也能讓講師了解這樣的原則，鼓勵講師提供資料給口譯老師們，讓我們成為講師最有力的傳聲筒！
讓口譯員成為你的得力助手 Help Me Help You
就像在公司或機構內，你會和同事一起進行事前作業，共同準備要呈報給客戶的資料。
若放到藝文場景中，可能你會和策展人、策展助理、其他行政人員等一起為藝術家做準備，提供最適合的場地、廳舍、資源、播映設備等來製作並呈現作品。
又或者你會為外部策展人介紹單位內過往的策展案例，讓對方能依循機構本身的年度規劃，來策劃合適又吸睛的新展覽。你和同事間分工合作，花了幾個月時間籌劃、聯絡、準備，就是為了完美呈現出你們的專案、作品或展覽。
專業的口譯員其實也和你們一樣，事前會盡心準備、研讀資料，希望能把外國講者、外國策展人或藝術家想傳遞的內容完整地分享給觀眾，協助國內外的單位順暢地溝通、討論。
所以如果有口譯需求，請不吝提供手邊最完整、詳盡的資料給口譯員，讓口譯員可以和你一起完美執行你盡心規劃的活動吧！
若有英文、粵語口筆譯需求，歡迎來信與我討論活動細節及諮詢口筆譯執行方式。ryeryelin [at] gmail.com
